Quadro verificato il 16 settembre 2026. Un ospite riceve un codice prima del viaggio e trova la porta pronta all'arrivo. Questo scenario esemplificativo descrive un accesso, ma non dimostra che il check-in sia completo. Per progettare l'accoglienza di una struttura ricettiva occorre separare tre attività: autorizzare l'ingresso, verificare l'identità delle persone effettivamente arrivate e trasmettere i dati previsti tramite Alloggiati Web.
Tre passaggi con responsabilità diverse
Una serratura con codice o un comando remoto risolve un problema fisico: permette di azionare un varco. Un modulo online raccoglie informazioni. L'identificazione collega invece la persona presente al documento. Infine, l'invio ad Alloggiati è una comunicazione alla pubblica sicurezza: una ricevuta di invio non prova, da sola, come sia stata verificata l'identità.
Prima di scegliere la tecnologia, il gestore deve individuare gli obblighi applicabili alla propria attività. L'articolo 109 del TULPS è il riferimento centrale richiamato dalla giurisprudenza seguente. Le procedure vanno definite per la struttura concreta, con la Questura competente e, quando necessario, con un professionista: la descrizione commerciale di un prodotto non è una valutazione legale.
Perché le notizie sul 2025 possono confondere
Il TAR Lazio, sentenza n. 10210 del 27 maggio 2025, aveva ritenuto illegittima la circolare ministeriale del 18 novembre 2024 sull'identificazione degli alloggiati. Fermarsi a quella notizia lascia però fuori il successivo intervento del Consiglio di Stato.
Nella massima ufficiale della sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025, il Consiglio di Stato richiede il riscontro de visu tra ospite presente e documento. Ammette dispositivi di videocollegamento predisposti all'ingresso, se idonei a verificare lì e in quel momento la corrispondenza con il titolare del documento, esibito o trasmesso all'accesso. Questo non equivale all'approvazione indiscriminata di videochiamate anticipate, selfie caricati online o singole app.
La domanda utile, quindi, non è soltanto “posso installare una smart lock?”. È “come viene identificata ciascuna persona effettivamente arrivata, e come si gestisce un controllo non riuscito?”. Un sistema di apertura può far parte della procedura senza sostituirla.
Alloggiati: attenzione alla durata del soggiorno
Per i soggetti obbligati, la comunicazione avviene ordinariamente entro 24 ore dall'arrivo; per soggiorni non superiori a 24 ore, il termine è entro le 6 ore successive all'arrivo. La modifica è nel decreto del Ministero dell'Interno del 16 settembre 2021, articolo 1. “Non superiori” comprende anche un soggiorno di esattamente 24 ore.
Prepara credenziali, persone autorizzate e procedura di invio prima di accogliere il primo ospite. Il manuale ufficiale di Alloggiati Web è il riferimento operativo per il portale. Un'integrazione con il gestionale va verificata: prenotazione acquisita, invio tentato e ricevuta disponibile sono stati diversi.
Una procedura concreta da discutere
Prendiamo un piccolo B&B senza reception continuativa, come esempio organizzativo. Il gestore prepara le istruzioni di arrivo e chiarisce chi risponde se l'ospite non riesce a completare l'identificazione. Solo dopo aver definito questo passaggio sceglie come consegnare o abilitare l'accesso. Non bisogna progettare prima l'automazione e affidare gli adempimenti a un messaggio generico.
- Definisci chi effettua il riscontro, con quali strumenti e in quale momento dell'arrivo.
- Prevedi una procedura alternativa se documento, immagine, connessione o comunicazione non consentono la verifica.
- Separa gli account per gestire gli accessi da quelli usati per gli adempimenti, assegnando ruoli precisi.
- Controlla invio, eventuali errori e ricevuta Alloggiati; assegna a una persona il controllo dei casi rimasti aperti.
- Stabilisci come trattare i dati e chi può consultarli, senza trasformare automaticamente video e documenti in un archivio permanente.
Cosa provare prima della prima prenotazione
Fai simulare un arrivo a una persona autorizzata. Verifica le istruzioni su un telefono diverso da quello del gestore, l'illuminazione dell'ingresso e il contatto di assistenza. Ripeti la prova con connessione indisponibile, più ospiti e un arrivo oltre l'orario previsto. L'esito atteso è una procedura comprensibile anche quando l'automazione si ferma, senza lasciare all'ospite il compito di inventare una soluzione.
Documenta il funzionamento concordato e ricontrolla le indicazioni ufficiali prima di cambiarlo. Un aggiornamento dell'app, un nuovo gestore o una diversa configurazione non garantiscono che la procedura precedente resti adeguata. Questa guida distingue i passaggi tecnici e richiama le fonti; non certifica la conformità di una struttura o di un prodotto.
Per progettare la parte tecnica, consulta i servizi accessi smart e videocitofonia IP. Porta al sopralluogo la procedura di accoglienza e i varchi da gestire: sarà più semplice valutare le funzioni realmente necessarie.
Immagine di contesto: non rappresenta un cliente o una procedura già realizzata da R3D LINK.
